問題 No.5697
賃貸住宅管理業法において、賃貸住宅管理業者は、営業所又は事務所ごとに、管理受託契約に関する帳簿を備え付け、国土交通省令で定めるところにより、賃貸住宅管理業務に関する事項を記載し、これを保存しなければならないとされているが、この帳簿の保存に関する次の記述のうち、法規上正しいものはどれか。
【正解の解説】
帳簿には、管理受託契約を締結した年月日や受託した管理業務の実施状況などの法定事項を記載し、営業所又は事務所ごとに備え置いて保存しなければならない。
これは学校の成績表やお店の台帳のようなもので、適正に業務を行っているかを国がチェックするために不可欠です。すべての営業所において、日々の取引の足跡をしっかり残し、いつでも見せられるようにファイリングしておくイメージです。
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【その他の選択肢の解説】
帳簿は、すべての営業所分を主たる事務所にまとめて一括して備え置き、電磁的記録による場合を除いて紙媒体で保存しなければならない。
全ての支店のデータを本店に集約すれば一元管理できて楽そうに思えますが、法律では現場の透明性を担保するため、各営業所での備え付けを義務付けています。また現代のペーパーレス化に対応してパソコン等の電磁的記録での保存も可能です。
帳簿の保存期間についての法令上の定めは特に存在せず、各管理業者が社内規定に基づいて自主的に決定して保存すれば足りる。
会社の自主ルールに任せてしまうと、都合の悪い記録をすぐに処分されてしまう恐れがあります。そのため、行政庁がしっかりと監督できるよう、法律によって一律に具体的な保存期間が義務付けられているのです。
帳簿への記載事項については、契約当事者の個人情報保護の観点から、管理受託契約の終了後速やかにすべて消去しなければならない。
プライバシーの保護はもちろん大切ですが、後からトラブルや税務調査、行政指導があった際に行政が過去の取引を検証できなくなるのは困ります。そのため、個人情報の配慮と法律上の保存義務はバランスを取って両立させます。